Lignes directrices de gestion de levés hydrographiques

9 Rédaction de rapports

Des rapports doivent être produits afin de :

• signaler les dangers découverts au cours du levé,
• informer sur les avancements du levé,
• donner les détails sur la façon dont le levé a été effectué,
• décrire et évaluer les nouvelles méthodes et processus mis en pratique ou le nouvel équipement utilisé,
• fournir aux gestionnaires des informations utiles pour la planification et l’exécution de futurs levés,
• fournir des recommandations supportant le processus d’amélioration continue.

Les rapports offrent une description utile des travaux effectués pendant la période de levés sur le terrain. Ils permettent également d’effectuer des actions immédiates, lorsque celles-ci sont nécessaires. Plus important encore, ils fournissent des informations inestimables qui serviront de référence pour la

9.1 Signalement de dangers à la navigation

Les dangers à la navigation non cartographiés découverts au cours d’un levé hydrographique doivent être immédiatement signalés au directeur régional, Hydrographie. Les navigateurs devront également être informés au moyen des Avertissements de navigation ou des Avis aux navigateurs de la GCC.

En évaluant l’importance des dangers à la navigation, il faut tenir compte de la taille, du type et du tirant d’eau des navires fréquentant la zone, ainsi que l’emplacement du danger par rapport aux voies de navigation.

Si l’HEC estime qu’une action immédiate est requise, il/elle doit contacter la station-radio de la garde-côtière la plus proche et lui demander d’émettre immédiatement un Avertissement de navigation. Celui-ci doit être suivi par une transmission urgente au directeur régional, Hydrographie l’informant de l’action prise. Les autres organismes concernés (Transports Canada, maîtres de ports, pilotes, Ministère de la défense nationale (MND), etc.) devraient également être informés sans délai. Toutes ces communications doivent être enregistrées, y compris les détails de toutes les communications comme les dates, heures, personnes contactées et signature de l’HEC.

Un examen plus approfondi peut être nécessaire pour bien déterminer les dangers.

Si l’HEC considère, après avoir évalué les résultats de l’examen du danger, que l’entité n’est pas assez dangereuse pour justifier l’émission d’un Avertissement de navigation, il/elle en informera le plus rapidement possible le directeur régional, Hydrographie, afin qu’un Avis aux navigateurs soit émis le plus rapidement possible. Lorsque possible, une enquête par sondage doit être réalisée pour les Avertissements de navigation existants, et l’HEC doit présenter un suivi accompagné d’un Avis aux navigateurs recommandé (pour annuler l’Avis à la navigation). Si nécessaire, les autres organismes concernés (Transports Canada, capitaine de port, pilotes, MDN, etc.) devraient également être informés.

Toutes les communications radio et téléphoniques menées avec le directeur régional, Hydrographie doivent être consignées et immédiatement confirmées par un rapport écrit qui doit inclure tous les détails nécessaires à l’émission d’un Avertissement de navigation.

Les aides fixes et les bouées hors position, les feux éteints, les différences dans les caractéristiques des feux, etc. devraient être immédiatement rapportés au bureau de la garde côtière et être suivis d’un rapport adressé au directeur régional, Hydrographie.

9.2 Rapports sur les avancements des travaux

Si le levé doit s’étendre sur une longue période, il serait souhaitable que l’HEC produise un rapport mensuel (ou toute autre fréquence adéquate) d’avancement des travaux. Le rapport peut contenir les informations suivantes :

• une page de titre,
• une table des matières,
• une liste du personnel ayant participé au levé, incluant les hydrographes, les techniciens électroniques, les employés occasionnels, les étudiants, etc., détaillant leurs noms, fonctions, dates d’arrivée et de départ,
• une liste des projets entrepris, comprenant le titre, le numéro et le type de projets,
• le pourcentage d’avancement de chaque projet,
• une chronologie des évènements importants (pas un compte-rendu quotidien),
• un bref compte-rendu de la planification, des préparatifs et des opérations au cours de la période visée par le rapport,
• un résumé du budget,
• des commentaires d’ordre général sur le fonctionnement de l’équipement, des progrès réalisés, des plans futurs,
• des croquis montrant les travaux effectués (couverture de sondage et les limites, réseau de points de contrôle altimétriques et altimétriques, travaux restants, etc.),
• statistiques requises par les gestionnaires,
• autres informations pertinentes.

Les rapports sur l’avancement des travaux doivent être remis le plus tôt possible au directeur régional, Hydrographie ou au gestionnaire, Levés hydrographiques ou Acquisition de données, aux intervalles spécifiés.

9.3 Rapport de projet

Lorsqu’un levé hydrographique est complété, un rapport final du projet doit être rédigé. Le rapport de projet devrait rendre compte des travaux effectués par l’équipe de levés hydrographiques au cours d’une période donnée. Ce rapport doit être circulé à tous les niveaux du SHC, ainsi qu’aux personnes et organismes externes au ministère des Pêches et des Océans (MPO). Le rapport de projet devrait être remis au gestionnaire régional des levés hydrographiques, et ce, le plus rapidement possible après la fin du levé. Une fois approuvé, le rapport final de projet sera diffusé aux personnes suivantes :

• directeur général, SHC (copie papier obligatoire),
• gestionnaire, Planification SHC-AC (copie papier obligatoire),
• tous les directeurs régionaux, SHC,
• présidents des comités permanents,
• gestionnaire, Levés hydrographiques, Terre-Neuve-et-Labrador.

Optionnellement, ou conformément aux politiques régionales ou aux procédures SGQ, ces rapports pourraient également être remis aux personnes suivantes :

• directeur régional, Sciences,
• directeur général régional, MPO,
• bibliothèque régionale MPO (on suggère de transmettre une copie papier),
• CDH (2 copies papier – au cas où l’un des deux serait prêté),
• capitaine du navire hydrographique (on suggère de lui remettre une copie papier),
• un exemplaire électronique pour le site SHC national (doit être rédigé dans les deux langues officielles).

Le format de diffusion approprié peut être spécifié par les Régions ou par les destinataires. Les versions numériques peuvent être transmises par courriel, placées sur une page web, copiées dans des fichiers publics ou sur un disque dur partagé, selon la politique régionale en vigueur ou selon le souhait des destinataires. Les plus importants critères sont que le rapport doit être remis dans le format souhaité par les destinataires et que la méthode de transmission soit le plus efficace possible.

L’équipe de levés peut avoir travaillé sur plusieurs projets au cours de la saison de levés. Si tel est le cas, tous les sujets communs aux divers projets réalisés (liste du personnel impliqué dans les levés, liste des principales embarcations et équipements utilisés, calendrier des événements principaux, etc.) ne devraient être identifiés qu’une seule fois dans le rapport final, alors que les détails spécifiques à chaque projet (planification, préparations, façon dont les tâches ont été effectuées, les régions complétées et celles qui ne le sont pas, etc.), devraient être mentionnés.

Le rapport de projet devrait inclure les informations suivantes :

• une page titre contenant les informations suivantes :
  • nom de l’établissement (c’est-à-dire le Service hydrographique du Canada),
  • Région,
  • titre (c’est-à-dire le rapport final de projet),
  • numéro de projet,
  • nom des embarcations et numéro de mission (s’il y a lieu),
  • type de levé (c’est-à-dire régulier, de vérification, courants et niveau de l’eau, de révision, etc.),
  • période des opérations,
  • région générale des opérations (nom géographique),
• une table des matières,
• une liste du personnel ayant participé aux levés,
• une liste des embarcations et équipements principaux,
• chronologie des principaux évènements (les évènements routiniers peuvent être groupés, p. ex. du 1er au 15 juin – travaux de sondages),
• planification, préparations,
• opérations entreprises pour mener à bien tâches désignées,
• une liste des projets entrepris, s’il y en a plus d’un,
• les détails concernant chacun des lieux (voir plus bas),
• conclusions et recommandations s’appliquant à l’ensemble du projet,
• statistiques (groupées par lieu et ensuite additionnés pour donner les totaux des projets),
• photographies and images illustrant les phases des travaux, les embarcations ou équipements utilisés, les accidents, etc.

Le rapport de projet doit également inclure les détails de chaque lieu et inclure les informations suivantes :

• emplacement,
• date des opérations,
• chronologie des principaux évènements,
• planification, préparations et opérations,
• façon dont le contrôle horizontal a été établi (incluant les croquis, s’il y a lieu),
• façon dont le contrôle vertical a été recouvré,
• façon dont la ligne de rivage a été établie, s’il y a lieu,
• façon dont les sondages ont été acquis, traités et réduits,
• énoncé sur l’ordre de précision des données obtenues,
• liste des informations remises, comprenant les titres, les limites, les numéros et les échelles (il serait préférable de fournir ces informations sous forme de croquis),
• état du projet (régions couvertes et celles nécessitant des travaux supplémentaires – généralement sous forme de croquis),
• conclusions et recommandations s’appliquant spécifiquement au lieu,
• les photographies spécifiques au lieu peuvent également être incluses.

Si un seul projet a été entrepris (ou si un rapport de projet séparé est rédigé pour chacun des emplacements de levés), le rapport de projet devrait être plus homogène et inclure toutes les informations requises pour détailler des travaux effectués sur un emplacement précis.

9.4 Rapports techniques et spéciaux

Il pourrait être nécessaire de rédiger d’autres rapports pour répondre aux demandes des administrations nationales ou régionales. Ceci peut inclure des rapports de mission, des rapports sur les véhicules, des rapports sur les embarcations ou les navires, des rapports sur les équipements, etc. Ces rapports devraient être rédigés conformément aux Procédures pour les levés hydrographiques (SGQ) régionales ou autres procédures mises en place dans d’autres unités du Bureau régional.

Il pourrait être utile de rédiger des rapports techniques ou spéciaux qui vont décrire et/ou évaluer de nouveaux processus, de nouvelles méthodes, de nouveaux équipements, etc. utilisés au cours de la saison de levés. De tels rapports peuvent également être rédigés au sujet de résultats obtenus au cours d’essais-terrain de nouveaux équipements, processus ou méthodes de travail.

9.5 Signaler des accidents

Les blessures subies par le personnel ou les dommages causés aux véhicules, vedettes ou équipements de levés et découlant d’un accident, doivent être signalés le plus rapidement possible au directeur régional, Hydrographie par téléphone, photo télégraphiée (fax) ou message-radio. Il faut remplir le formulaire Rapport d’enquête sur les situations hasardeuses (RESH), un rapport de l’employeur, un rapport de l’employé et un Rapport sur les véhicules à moteur.

Des instructions sur la façon d’utiliser les formulaires, comment les remplir, les délais à respecter et les personnes à qui les envoyer sont disponibles auprès des autorités régionales.

Le rapport doit contenir les informations suivantes :

• la nature des blessures subies par le personnel,
• le type d’accident, le récit des évènements, le lieu, la date et l’heure,
• ’étendue des dommages au véhicule, à l’embarcation ou à l’équipement,
• si une autre embarcation est impliquée, le nom de l’embarcation, le nom du propriétaire, le numéro d’enregistrement et son port d’attache (ou le numéro de licence et de district), ainsi que l’ampleur des dommages.

Dans tous les cas, et particulièrement ceux pouvant aboutir à une plainte pour dommages, le rapport initial devrait être immédiatement suivi par un rapport consigné comprenant des croquis et des photographies, ainsi que le nom des témoins, etc. Aucune reconnaissance de responsabilité ne devrait être faite à l’autre partie.